Систематизировать документооборот поможет компьютер

Для оптимизации делопроизводства и облегчения работы с корпоративной документацией сегодня есть отличное решение. Созданием электронного архива современные предприятия и компании разной функциональной направленности решают сразу несколько задач.

Такой архив представляет собой своеобразную базу данных, хранящихся в электронном виде. При этом в данной базе весьма просто найти нужный документ, поработать с ним, распечатать его. Процесс поиска отнимает не больше минуты. А работать с одним и тем же документом могут одновременно несколько человек. Обычный архив, безусловно, таких возможностей не дает.

Кроме того, не стоит забывать о безопасности и сохранности информации, которые достигаются архивным хранением документов на электронных носителях. Бумажные же, в свою очередь, нельзя причислить к разряду надежных. Им свойственно тлеть, истираться, ветшать. Чтобы как-то замедлить этот процесс, надо создать в помещении-архиве особый микроклимат с определенным уровнем влажности, освещенности и температуры. За поддержанием данных параметров приходится внимательно следить. Если же случится чрезвычайная ситуация – пожар или затопление, то о сохранности информации, скорее всего, не будет и речи.

А вот электронным архивам такие неприятности не грозят. И даже случайно удалить важный документ не удастся – система настроена таким образом, чтобы сохранять всю информацию. Если пользователи вносят какие-то изменения в исходный документ, то сохраняются все его промежуточные версии.

В связи с множеством преимуществ такого способа хранения корпоративных данных сегодня он стремительно входит в моду. Оцифровка документации и ее структурирование – новое веяние делового документооборота.  

Стоит отметить, что создание электронного архива в каждом конкретном случае индивидуально. Следует учитывать специфику компании и множество других тонкостей и условий. Поэтому дальновидные руководители с целью решения столь ответственной и трудоемкой задачи предпочитают сотрудничать с профессионалами в данной области. К счастью, сегодня действует немало фирм, специализирующихся на оказании архивных услуг.

Правда, далеко не каждая из подобных компаний заслуживает быть избранной. Специалисты рекомендуют выбирать в качестве партнера проверенную организацию с хорошей репутацией и рекомендациями. Кроме того, значение имеет опыт работы и квалификация персонала приглянувшейся компании и, конечно, ассортимент оказываемых ею услуг.

Дело в том, что фирмы, занимающиеся созданием электронных архивов, также могут взять на себя хранение документов, их уничтожение, сканирование и множество других функций, связанных с документооборотом. И это весьма удобно. При этом в комплексе услуги стоят дешевле. Значит, это еще и выгодно.   

Наличие множества преимуществ делает сотрудничество с архивными компаниями весьма заманчивой перспективой. Сегодня услугами подобных организаций пользуются самые разные предприятия и учреждения.