Оборудование для автоматизации документооборота

Каждая компания, даже самая маленькая, каждый день имеет дело с довольно большим объемом документации: письма, бюджеты, счета, договоры и т.д.
Поэтому внутренняя система документооборота просто необходима. Это позволит с большим удобством хранить, использовать и оптимизировать информацию.


Существует даже определенная статистика, которая говорит о том, что сотрудники компаний обычно тратят на разбор документации примерно 49 процентов своего рабочего времени. Но ведь такое привычное для всех оборудование, как компьютер. Можно хранить все информацию в нем в электронном виде. Но и здесь не все так просто, оборудование-то конечно удобное и полезное, но многие бухгалтера или работники отдела кадров хранят всю информацию в бумажном виде и считают, что так удобнее. А переписка и деловая документация хранится в компьютере сотрудников и начальства. Как же сохранить безопасность информации при такой разбросанности. Решить небольшую часть вопросов бюджетного документооборота поможет система автоматизации документооборота. Она сделает всю систему безопасной, удобной, сформированной и взаимосвязанной. Также подобная автоматизация позволяет обеспечить создание и движение документации по компании, контролирует процессы исполнения и хранения.Как правило, любой документ, который приходит в электронном виде имеет свою собственную карточку или регистрационный номер. Вначале происходит регистрация входящих документов, затем они сортируются по карточкам и отправляются по месту назначения или хранения. Также в карточке отмечается имя и фамилия отправителя документа, дата создания и отправки, отдел, в который этот документ направлен. Благодаря таким карточкам потом очень удобно находить необходимую информацию, зная одни из перечисленных фактов.

Система автоматизации документооборота - вещь, безусловно, важная и незаменимая на любом предприятии. Особое сложное оборудование здесь не нужно, достаточно специальной программы и компьютера. Система управления документацией позволяет вовремя и достаточно быстро изменять форму и назначение документа, для этого необходимо лишь изменить шаблон и внести в него необходимую информацию.Все документы здесь зашифрованы, что позволяет не беспокоиться о безопасности и конфиденциальности информации. Система автоматизации работает не сама по себе, а отлично функционирует с другими системами предприятия: финансовыми, кредитными, производственными, бухгалтерскими и др.